Dostęp powinien umożliwiać swobodne poruszanie się po wszystkich pomieszczeniach, w tym na scenie dla artystów i prelegentów, zapewniając dostęp do mównicy i mikrofonów. Dla osób z niepełnosprawnościami musi być też dostępna toaleta oraz dostęp do obszarów usługowych, takich jak kasy biletowe, recepcje czy punkty gastronomiczne. Ponadto należy wyznaczyć dostępne drogi ewakuacji oraz przeszkoloną obsługę, gotową do pomocy osobom ze szczególnymi potrzebami w sytuacjach awaryjnych.
Organizatorzy powinni przewidzieć możliwość rezerwacji miejsc dostosowanych do indywidualnych potrzeb uczestników, np. blisko sceny dla osób niedosłyszących z obsługą pętli indukcyjnej, miejsc dla osób na wózkach, czy też miejsc z tłumaczeniem na Polski Język Migowy.
Obsługa wydarzenia musi znać zasady komunikacji i wsparcia osób ze szczególnymi potrzebami. „Pracownicy, wolontariusze, osoby z ochrony i z punktów gastronomicznych powinni być przeszkoleni w zakresie lokalizacji udogodnień dostępnościowych, zasad korzystania z nich oraz procedur ewakuacyjnych” - czytamy w dokumencie.
Konieczne jest również uwzględnienie obecności psów asystujących i dostosowanie się do ich potrzeb. Obsługa powinna być gotowa udzielić informacji o dostępności i pomocy na miejscu, a także znać język i metody komunikacji używane przez uczestników z niepełnosprawnościami.
Jak informować o
wydarzeniach w Warszawie?
Informacje o dostępności wydarzenia muszą być jawne i publikowane w dostępnej formie, zgodnej z zasadami prostego języka i cyfrowej dostępności. Kluczowe są dane kontaktowe do organizatora dostępne dla wszystkich, którzy chcą uzyskać dodatkowe informacje lub zgłosić potrzeby związanych z dostępnością.
Opis dostępności powinien zawierać informacje o dojeździe, dostępnych miejscach siedzących, strefach dostępności, toaletach i procedurach ewakuacji. W materiałach promocyjnych i na stronie internetowej wydarzenia należy stosować piktogramy, wysokokontrastowe oznaczenia, czytelne, bezszeryfowe czcionki, a także udostępniać multimedia i dokumenty w formatach spełniających standardy dostępności cyfrowej.
Rozszerzonym wymogom podlegają główne wydarzenia w Warszawie, takie jak imprezy masowe, duże konferencje, miejskie gale czy wydarzenia plenerowe z frekwencją powyżej 150 osób. Muszą one oferować dodatkowe usługi dostępności takie jak tłumaczenie na Polski Język Migowy, systemy pętli indukcyjnych dla osób niesłyszących, audiodeskrypcję, napisy na żywo podczas międzynarodowych konferencji, asystę uczestników oraz specjalne strefy dostępności. Organizator może także zapytać uczestników o konkretne potrzeby dostępnościowe przed wydarzeniem.
